Wie denkt dat het inrichten van een kantoor tegenwoordig eenvoudig is, heeft het mis.
Ondanks dat we beschikken over mobiele en digitale technologie, hebben werknemers meer nodig dan alleen zitplekken. De sleutel tot het ontwerpen van een effectieve werkruimte ligt in een concept zo oud als het leven zelf: balans.
De meningen zijn verdeeld over het ontwerpen van de meest effectieve werkruimte
De literatuur over kantoordesign onthult een divers beeld van werknemers en hun behoeften op het gebied van werkruimten. De ene publicatie prijst de voordelen van de “vrije” werkomgeving die de nadruk legt op mobiliteit. En de ander is voorstander van het plaatsen van werknemers in werkhokjes. Voorstanders van een open kantoor worden in twijfel gebracht door waarschuwingen voor een “privacycrisis”. Kortom de meningen staan loodrecht op elkaar.
Geen trends maar menselijke ervaring telt bij het ontwerpen van de effectieve werkruimte
Is het mogelijk dat werknemers en hun behoeften jaar op jaar zoveel veranderen? Is iemand die een jaar geleden nog voorstander was van een op samenwerking gerichte, open kantoortuin opeens een introvert persoon geworden, met behoefte aan een stil, ijverig werkhokje? Volgens Scott Doorley, creatief directeur aan de Stanford universiteit en schrijver van Make Space, een designgids voor het bevorderen van creativiteit, zegt van niet.
“De behoeftes van werknemers blijven consistent,” zegt Doorley. Hij schetst een verzameling eisen aan een effectieve werkruimte waarvan hij denkt dat ze over tijd min of meer stabiel blijven: “Mensen hebben het gevoel nodig ergens bij te horen, ze hebben een privégebied nodig, ze hebben een gebied waar ze gastheer zijn en ze hebben een plek nodig om hun spullen te bewaren.”
Greg Parsons, creatief directeur bij Herman Miller stemt hiermee in. “We realiseerden ons dat het zinloos was om altijd de volgende trend te voorspellen, dus hebben we ons gericht op iets dat niet verandert: menselijke ervaring. We ontwerpen voor het menselijke besturingssysteem.”
Uit onderzoek blijkt dat wanneer mensen een gevoel van autonomie op de werkplek ervaren, ze beter presteren. Een volledig open kantoor is ineffectief. Ook een gesloten kantoor is ineffectief. Wat nodig is, is de juiste mix en het is niet alleen de vraag van open versus gesloten. Er moet een balans zijn tussen zaken als formaliteit en informaliteit, consistentie en aanpassingsvermogen, uniformiteit en diversiteit.
Balans
Met vele mensen die aan evenzoveel verschillende projecten binnen een kantoorruimte werken, kan het bereiken en vasthouden van de perfecte balans een behoorlijke uitdaging zijn.
Een druk verkoopteam dat voortdurend aan de telefoon is om zijn maandelijkse omzetdoel te halen, zal een andere werkruimte nodig hebben dan programmeurs die een lastig programmeerprobleem proberen op te lossen of een adviesteam dat via videoconferencing aan het brainstormen is over een oplossing voor hun klant.
Maar door een diverse mix van werkruimtes in één kantoor onder te brengen, is het volgens Parsons voor een bedrijf mogelijk om balans te creëren voor alle werknemers. “Uiteindelijk moeten de werknemers zich thuis voelen in het kantoorontwerp en ze moeten kunnen kiezen hoe ze het gebruiken.”
